会计档案工作解读

 

会计档案工作解读

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一、会计档案的内容

会计档案是指各类机构在经营管理活动中产生的会计凭证、会计账簿和会计报表等具有保存价值的并作为历史记录保存起来的会计核算专业材料。具体包括：

1、会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

2、会计账簿类：总账、明细账、日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、  附注及文字说明，其他财务报告。

4.其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

其他的财务会计管理文件一般不应属于会计档案的范围。如：财会部门的预算计划、制度、规定等不属于会计档案的范围，应随同财会部门的其他档案定期按时归档。

二、会计档案的特点

1.专业性：会计档案是由会计核算专业材料转化而来的。会计核算即对会计对象进行连续、系统、完整的记录和计算。凭证、账簿和报表都是在会计核算活动过程中为科学组织会计核算的需要而形成的。

2.整体性：会计档案中的账簿是由凭证转化而来的。报表由账、簿汇总而成。凭证、账簿、报表三种形式相互衔接，环环相扣，相互制约，显示了较强的整体性。

3.广泛性：从形成会计档案的部门与单位来看，凡是具备单独会计核算的单位，包括各种机关、企事业单位、社会团体、部队等，都会产生会计档案，涉及面极为广泛。

4.固定性：会计系统包括工业会计、农业会计、银行会计、行政事业单位会计等。门类众多，遍布生产流通和非生产流通各领域。但是其基本成分只有会计凭证、账簿和报表三种固定形式。

三、会计档案的作用

1.依据作用：会计档案是编制国家和地方预算、国家和部门经济计划、单位预算及财务收支计划的重要依据。

2.参考作用：会计档案可以为国家进行经济建设的计划和决策提供可靠信息，是各部门、各单位管理、生产、经营和事业活动的重要参考资料。

3.证据作用：会计档案是记录各类经济活动，维护国家、集体和公民个人财产权益，查处经济犯罪活动的可靠依据。例如前两年乡镇办法（2012年5号文）五小集体职工和临时工参保险需要相关的2-3年工资财务凭证，然后加盖我馆公章方可参保，这充分显示了会计档案在实际工作中的证据作用。

4.史料作用：会计档案真实地记录了各个历史时期经济管理水平与状况，是编写经济管理、财政事业发展等专题的重要史料。例如2013年凯斯公司需要上市，要将前五年的所有报表都以原件的形式呈现，经过我局工作人员的认真查找，找到符合其要求原始报表，复印盖章后起到了历史凭证的作用。

四、会计档案的收集

（一）会计档案收集的要求

1.坚持“统一领导、分级管理”的原则

2.了解掌握会计档案的形成规律

3.确保会计档案的完整与安全

（二）会计档案材料的归档

1.归档范围

会计文件材料的归档范围主要包括会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料。财会部门经办的有关财会工作的方针、政策、制度、计划、工作总结、报告以及来往文书都不属于会计文件材料的归档范围，一般应作为文书档案另行管理。

2.归档时间

《会计档案管理办法》第四条规定：“各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财物会计部门保管一年，也就是说在整理好的第一年，可以暂存放在本单位的会计部门，通俗来讲，也就是会计档案的隔年移交规定。这样做，对财务部门来说，起到了纪律监督的作用。期满之后，原则上应由财物会计部门编制清册，移交本单位的档案部门保管。财物会计部门和经办人员必须按期将应归档的会计档案，全部移交档案部门，不得自行封包保存。档案部门必须按期点收，不得推诿绝句。”

3.归档手续

移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人监交，交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。①财务部门向档案部门移交会计档案。②改制破产企业向档案馆寄存移交会计档案。

 

 

                                   会计档案移交表

名称	卷号	册数	起止　 年度	应保管期限	已保管期限

 

　　　　　　　　　　　　　　　　

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

移交人：

接交人：　　

监交人：

日　期：

4.会计档案的价值鉴定及保管期限表

序号	档案名称	保管期限	备注
一	会计凭证类		特别注意：工资表、涉外凭证、特殊行业特别基金凭证属于永久保管。
1	原始凭证	15年
2	记帐凭证	15年
3	汇总凭证	15年
二	会计帐簿类
4	总帐	15年	包括日记总帐。
5	明细帐	15年
6	日记帐	15年	现金和银行存款日记帐保管25年。
7	固定资产卡片		固定资产报废清理后保管5年。
8	辅助帐簿	15年
三	财务报告类		包括各级主管部门汇总财务报告。
9	月、季度财务报告	3年	包括文字分析
10	年度财务报告（决算）	永久	包括文字分析
四	其他类
11	会计移交清册	15年
12	会计档案保管清册	永久
13	会计档案销毁清册	永久
14	银行余额调节表	5年
15	银行对帐单	5年

　　

　　注：年度财务报告中，如果单位没明显的财务报告，可以将本单位资产负债表、大额现金表作为年度财务报表，可永久保管。

五、会计档案的整理

（一）整理工作的原则和内容

会计档案整理工作的原则是：按照会计核算材料的形成规律和特点，保持各类材料之间的历史联系，区别材料的不同保管价值和不同类型，方便保管和利用。

（二）会计档案的编目

会计档案的编目即编制会计档案案卷目录。通常按会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料分别编制。保管期限不同的案卷，一般也应分别编制案卷目录。尤其是永久保管的会计档案，更应单独编目。会计凭证是W1、会计账簿是W2、会计报表是W3。例如去年县财政局的会计档案有很多股室，每个股室是单独核算的单位，我们给他们整理时会计凭证W1可以从W1.0到W1.9，然后会计账簿可以从W2.0直到W2.9，会计报表W3.0到W3.9进行设置，以示区别。

会计档案案卷目录的项目主要有：

1.案卷顺序号，即会计档案案卷在目录中的序号。

2.案卷号，即每个案卷在目录中的流水号。

3.原始凭证号，即是记账时按科目赋予的凭证编号。无原始凭证号时，可填写凭证册上的编号。

4.案卷标题，即案卷封面标题。

5.起止月日，即卷内最早和最后形成文件的年、月、日。

6.件数和页数，件数指案卷中文件材料的份数，页数指卷内文件材料的总页数，

7.保管期限，即会计档案应保存的时间。

进行实际目录演示                                                        

（三）实际操作

1.分年度。年度凭证多的，编写卷号一个流水号；年度凭证少的可以几个相连、相关的年度编一个流水号；帐簿按年划分，多的每年度编一个流水号，少的可以几年年度编一个流水号。报表也划分年度，也是如此。

2.分保管期限。一般来说凭证保管期限是15年；帐簿有15年（总帐、明细帐、日记帐、辅助帐）；有25年的（现金和银行存款日记帐）；有5年的（固定资产卡片），这里可以按同一保管期限装盒，也可以按相互关联的关系来装盒。月报、季报的保管期限3年，年度报表是永久保管，报表装盒也是如此。还应注意每本帐簿和每个报表都应该编写页码。

一般来说财务部门交来的财务资料整理都不是很完善，帐簿和报表装盒前要填写卷脊，有两种卷脊，贴在帐簿或报表的左下角并对齐装订线的地方。

 

卷脊的样版如下：

全宗号

目录号

案卷号

帐簿名称

帐

年代

保管期限

全宗号

目录号

案卷号

报表名称

时间

保管期限

永久

　　　　

　　　　　　　　　　　　

　　　　　　　　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.抄写各种目录（例如三种目录的版述）

 

 

                          会计档案案卷目录

类别：会计凭证W1

                                          会计档案案卷目录

类别：帐簿W2

卷号	案卷　　标题	起止　日期	卷内　张数	保管　期限	销毁　年月	监销人签字

 

                                会计档案案卷目录

类别：报表W3

卷号	案卷　　标题	起止　日期	卷内　张数	保管　期限	销毁　年月	监销人签字

 

4.对会计档案盒进行盖章处理，实际演练。

六、会计档案的销毁鉴定和销毁步骤

（一）鉴定步骤与方法

1.销毁鉴定

会计部门移交档案部门后，档案人员要定期会同会计人员对已满保管期限的会计档案进行销毁鉴定。确定到期档案是否应该销毁。对归档鉴定时保管期限划分不适当的档案进行纠正。

2.销毁程序

财务部门报本单位的主管领导，讨论商议销毁事宜，并决定销毁后请示财政局、档案局派出鉴销人员一同进行鉴销。财政局鉴销人员的职责是：督促财务接帐情况看是否还有存在的往来帐没有接完，如果有就不能将此原始凭证销毁。档案局鉴销人员的职责是：督促财务保管期限是否到期，如有没有到期的，不能销毁。

3.制定并填写销毁清册

 

　　　　　　　　　　　　　销毁清册

类别：凭证　　　　　目录号W1　　　　保管期15年

卷号	凭证号	起止日期	已保管期限