归档文件整理

归档文件整理

 

    档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、专业档案（会计档案、干部职工人事档案、业务档案）、电子档案、照片档案、音像档案、实物档案（奖牌、奖杯、奖状、锦旗、印章）等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。

    一、基本概念：

（一）归档文件：立档单位在其职能活动中直接形成的且办理完毕，具有保存价值的各种形式的文件材料。

1、立档单位的条件主要是有独立发文权（一般为独立法人），应有独立的人事任免权，设有会计单位等。

2、归档文件形成的特点是直接性，即原始记录包括立档单位收发文、没有文号的材料，如党组或行政办公会议记录、总结、制度、规划、情况汇报、机构沿革、大事记、期刊、统计材料、职称材料等。

3、办理完毕是指文书处理程序办理完毕，不是指该文件所指的工作办理完毕。如某某单位制订的某项工作的《五年工作规划》。其所规划的工作是在五年内完成，但其文书档案处理程序完后，即为办理完毕，可归档。

4、保存价值是指文件材料凭证价值和参考价值。

（二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。

归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。最终是便于档案的保管和利用。

    （三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。

    （四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。

    二、整理方法：

    （一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施：

    1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。

    2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。“白头文件”是指没有发文字号的文件材料，如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划），专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验交流、典型材料、发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。

    以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。

    （二）归档判断：立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）的归档范围和不归档范围来判断。归档文件材料：1、反映本机关基本职能和历史面貌的文件材料。①机关党组会议和行政办公会的纪要、会议记录。②本机关召开工作会议、专题会议的文件材料。③机关与外单位联合召开会议的文件材料。④本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料。⑤上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料。⑥本机关业务文件材料。⑦本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料。⑧本机关接待工作的计划、方案等事务管理文件材料。2、维护权益具有凭证价值的文件材料。①房产、土地所有权和使用权的文件材料。②与有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料。③机关财务预算。④机关物资采购计划审批手续的文件材料。⑤国有资产登记、统计核查清算交接的文件材料。⑥职工购置本单位住房的合同、协议和有关手续。⑦职工住房分配出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请。3、需归档的上级、同级、下级单位的文件材料。①上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料。②上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料。讲到这里，县委、县政府（含办）针对各科局都是上级机构，他们下发的文件原则不存档，但是要贯彻执行的文件必须存档，如县委办发表的机构改革实施方案的通知，针对有的科局要贯彻执行的、县委办发的办公室目标管理考核办法通知、县委下发的关于鼓励工业企业发展的优惠政策和奖励办法的意见、县政府转发的关于机关单位工作人员参加基本养老保险的通知、规定等文件、县政府转发的关于机关事业单位工作人员医疗保险暂行规定办法的通知文件材料，这些文件都是涉及到有些科局要贯彻执行的。③上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件。④同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料。如人事局、财政局联合发的公务员津贴发放的规定的文件材料、县人事局发的关于事业单位聘用合同管理暂行办法的通知、县人事局发的关于事业单位公开招聘工作人员的实施方案的文件材料，这些文件都是同级机关发的需要贯彻执行的。⑤下级机关报送的文件材料，重大问题的专题报告，年度和年度以上的计划、总结、统计材料等。4、其他有参考价值的文件材料。不归档的文件材料主要有四方面的文件：1、上级单位的文件材料。主要指上级单位普发性不需本机关办理的文件材料，如人大、政协、县委、县政府发的与本单位无关的不需保存的文件材料，工作动态、工作信息、简报等文件。任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件，征求意见未定稿的文件等。2、本单位的文件材料。主要指本单位重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料。3、同级单位和非隶属关系单位的文件材料。指同级机关和非隶属单位不需要贯彻执行或不需办理的文件材料。4、下级单位的文件材料。主要指下级单位供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料，抄报备案的一般性文件材料；本单位收到的其他社会组织抄送不需本单位办理的文件材料。不归档的文件材料留在部门或个人手中，应经档案部门同意。三密文件按规定处理。无保存价值文件的销毁应按有关规定办理。总的说来，不归档的文件材料就是不是本机关主管业务但又不需要贯彻执行的文件材料。

    （三）装订：用胶水、不锈钢钉或线将归档范围中的归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。

    1.整理单位：确定以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正本在前，定稿在后；正文与附件为一件，正文在前，附件在后；原件与复制件为一件，原件在前，复制件在后；转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后；批复与请示为一件，批复在前，请示在后。报表、名册、图册、会议记录等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件。

2.文件装订与步骤：①永久、30年保管的文件材料，拆除金属物。因金属物会产生金属离子，使档案纸张老化，对档案保管不利。②修裱破损文件材料。③用固定胶棒将文件材料胶在左上角，或用不锈钢钉书钉（不锈钢备用夹）装订，30页以上的采用三孔一线的方法装订。

（四）分类：

归档文件一般采用年度——保管期限分类法进行分类。对于职能较多的单位归档文件分类时注意机构问题的分类。

1.区分年度

①年度以形成日期为准，是哪一年形成的，就划为哪一年归档。

    ②跨年度的文件放入文件办结的年度。如2014年形成的2013年工作总结、统计报表、干部（党员）名册应归入2014年。2014年形成的《2015-2016年工作规划》应归入2014年度;关于某项工作的2013年工作总结与2014年工作规划，2013年形成的归入2013年，2014年形成的归入2014年；某种会议2013年开幕，2014年闭幕的文件材料归入闭幕年2014年；某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2008年。

    ③几份文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。如：请示与批复为一件的，以批复的日期为准。

    ④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。如有的会议记录有3个年度的，如2012年、2013年、2014年，以2014年为准。

    ⑤文件没有标注日期时，需要分析该文件内容来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。

2、区分机构  

机构分类法是将归档文件按其形成或承办机构分类的方法，在机构分类中，单位的内设机构名就是分类的类名。一般分为办公室、政工股、财会股、业务股。

3、区分问题一般分综合类、政工人事类、业务类。

　　4.区分保管期限

    将每年的归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。

    永久保管档案的确定：

    ①反映机关主要历史面貌的文件材料。如：大事记、机构设置、人员编制等文件材料。

    ②反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料；房产、地产、固定资产、行政审批、20年以上的行政许可证、执照、资格证、重要的合同、协议、国有资产管理等文件材料。

    ③反映机关主要职能活动的重要文件材料。党组（党委）、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材料（如县妇联召开的妇代会的通知、领导讲话、发言材料，针对县妇联存永久；县委党代会的通知、议程、领导讲话文件材料，针对县委办存永久）。上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料；上级机关制定的方针政策性法规文件（指某项主要职能工作实施的细则、规定、意见、办法等文件材料），如省委下发的关于医药卫生体制改革的实施方案的文件材料，针对卫生局，要存永久。省委市委下发的水利系统机构改革的文件材料，针对水利局，要存永久。重要的业务文件（如国家档案局下发的“8号令”）、调研报告、重要问题的请示、批复、批示（如数额较大的资金请示批复）；重要的报告、总结、综合统计报表等。

    ④反映机关人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材料（指县或县级以上单位表彰奖励的文件材料）、处分材料（指受到警告以上处分的文件材料，如降级、降职、撤职、开除等处分），录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心。

30年保管档案的确定：①是本机关职能活动形成的一般性业务文件，如县档案局发的关于档案的接收、档案的整理、档案的保护、档案的检查的通知。②是本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料，如县委办党代会的典型材料、代表发言、交流材料、简报等文件材料。③是本机关人事管理工作形成的一般性文件材料，如人事工作制度、规定、办法等文件，本机关人员受县级以下表彰、奖励、受到警告及警告以下（通报批评）处分的文件材料。④是本机关一般问题的请示与上级机关批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表，如科局的计生、工会、财务、纪检工作的总结报告、统计报表等。⑤县处级以下单位表彰的有关单位人员的文件材料。⑥直接针对的业务上级的文件材料，如县审计局发的关于财务收支审计意见的通知的文件材料。

10年保管档案的确定：①是本机关一般性事务文件材料，如节假日值班安排，添置办公设备数额较小的请示、报告、信息、简报等。②是上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料，如县建设局收到的市建设局下发的《关于印发＜常德市村镇建设工作目标管理考核办法＞的通知》。③是上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，如县人事局、财政局发的关于机关工作人员津补贴的规定的文件材料。④是同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料，如县档案局发的《关于档案移交的交办函》。⑤是下级机关报送的年度或年度以上的计划、总结、重点主题报告等文件材料。

    （五）排列

    1.把同一年度、同一保管期限的文件排在一起。即立档单位每年只编永久、30年、10年，三条流水号分开排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

    2.在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”整理原则的体现。排列顺序应保持相对固定。

    3.最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的先后顺序排列。

    （六）编号

     归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。

 

    1.全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。

    2.年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。

    3.保管期限：归档文件保管期限的填写为永久、30年、10年。

    4.件号：归档文件的排列顺序号。以年度为界，每年必须从1编起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流水号（即每年分期限共编三条流水号）。

    件号包括室编件号和馆编件，分别在归档文件整理和档案移交后编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如2007年永久件号：1、2、3……82

                                         30年件号：1、2、3……73

                                         10年件号：1、2、3……243

馆编件号待档案移交给档案馆后，由档案馆根据需要填写。

    （七）编目

    归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制打印归档文件目录。

    归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。通过检查复文来实现对相应来文的查找。

    归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

    1.件号：填写室编件号。

    2.责任者：指发文的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。①填写责任者时一般应使用全称或通用简称，如“bet365亚洲官网”简称“县档案局”，“县人口和计划生育委员会”，不能写为“本计生委”，应使用“县计生委”（通用简称）。②联合发文责任者过多时，可适当省略，两个单位以上的至少填写两个单位，但立档单位是责任者的必须抄录。以体现“以我为中心”的精神。③未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容形式等特征加以考证并填写，并外加［　］。

3.文号：文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。如安档办[2008]198号没有发文字号的不填写。

4.题名：即文件标题，一般应照实抄录，其格式开头空两格，再转弯顶格抄录。①没有题名或题名不规范的，应根据文件内容，重新拟写或补充标题，外加“〔〕”号。②表彰、任免的文件题名，应需将原文件中的机构、人员替换成本机关或本单位人员名单。

5.日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字上下两排标注年、月、日，如　

2008

　　0708。

文件没形成日期的，需要考证日期，外加［　］。

    6.页数：每一件归档文件的总页数用于统计和核对。文件中正反面有字的正反编号，正面编在右上角，背面编在左上角，能利用原页号的可不再编号。

    7.备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中。

    （八）装盒

    装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。

    1.装盒要求：归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。

    2.档案盒应采用标准档案盒，各立档单位应到各级档案行政管理部门购买。以保证档案盒制成材料的质量。

3.在盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。要求用数码章、碳素墨水、墨汁盖印在盒脊上，其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。

4.卷盒封面的线条上面盖印全宗章。

    5.备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

    ①盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文件整理时，如某件文件须说明的情况复杂，目录备注栏填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。

    ②整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名，以明确责任。

    ③检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。

    ④日期：填写归档文件整理完毕的日期。

    （九）编制检索工具

    1.归档说明（全宗说明）内容包括本单位主要工作职能、本年度内设机构设置情况（领导班子、内设机构及领导任职情况）本年度主要工作概况、本年度文书档案归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否，档案数量，有何缺陷）。

    2.打印归档文件目录（采用国际标准A4型纸，永久、30年保存的档案，要移交县档案馆，目录一式三份，10年的不需移交县档案馆，目录一式两份）。并编制目录封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。

    全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

    年度：填写本目录所登录文件的形成年度。如：2003年、2003-2008年

    保管期限：根据目录中所登文件的保管期限填写。如：永久、30年、10年。