乡镇机关档案归档整理

 

乡镇机关档案归档整理

 

乡镇机关档案归档的重要性

乡镇机关档案是乡镇机关在经济、社会各项事业发展过程中形成的具有历史查考和保存价值的真实记录，是乡镇机关存史的重要依据，是为领导科学决策、机关工作查考、群众生产生活服务的重要依据。乡镇机关档案也是全县档案工作的重要组成部分，做好档案工作是对历史负责、单位负责、群众负责、自己负责。

乡镇机关机构设置单一，人员编制少，但作为一级党委政府和机关，可以说什么档案资料都有，要想做好乡镇机关档案工作，达到规范化管理要求，首先必须学会分类，就是把类似很乱的一堆档案资料把它按照主题类别分开，党委是党委的，政府是政府的，人事是人事的，组织是组织的。

乡镇机关档案可分为以下几大类：文书档案、会计档案、科技档案、业务档案、特殊载体实物档案等。今天，我们重点讲解文书档案的收集、整理和归档。

一、归档文件的收集

收集是做好档案工作最基础最关键的工作，收集不及时，没有资料，存档是一句空话，归档难度就加大我们平时就要做好档案的收集工作。乡镇机关文书档案大体上可以从这五个方面来收集:

1. 本乡镇召开重要会议和举办重大活动形成的档案资料，如乡镇召开党代会、经济工作会议、人代会、政协会、团代会、妇代会、党的群众路线教育实践活动等形成的文件资料。

2.上级机关下发的各种文件材料档案。

3.本乡镇自制的各种文件材料档案。

4.同级机关制发的文件材料档案。

5.下级机关报送的文件材料档案。                                            

但在实际工作中，便于同一保管期限内文件顺序的排列，乡镇文书档案一般按其工作职能性质来分类，可分为：综合类、劳动人事组织纪检类、其它类。

1.综合类：党代会、经济工作会、人代会、政协会、妇代会、团代会、党的群众路线教育实践活动等重要会议和重大活动形成的文件材料，会议记录、专题会议纪要，工作规划、计划、总结、汇报、大事记，各村党支部、村委会换届选举的资料，人大政协提案、议案，与有关单位、个人签订的合同、协议，本乡镇的请示、报告与上级机关的批复、批示，本机关制发的各种文件、材料，政府机关资产、财务、后勤，上级机关下发的综合性文件资料等。

2.劳动人事组织纪检类：各类人员花名册，党统、干统、年统，干部任免处分，职称评定、人事考核、调资晋级、人员调动、人员录用、停薪留职、社保、医保、退休退职，机构设置、撤销、合并，党团关系，表彰先进等。

3.其它类：各事业站所、村、居委会等下属单位形成的文件材料，如民政、城建、计生、农林、水管、企业等

 

二、剔除不归档文件材料

剔除不归档文件材料，剩下的就是本乡镇应当归档的文件材料，必须进行归档整理，不归档范围是；

①上级机关的文件材料中，普发性不需本乡镇办理的文件材料，任免、奖惩非本乡镇工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。

②本乡镇文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录、机关内部互相抄送的文件材料，本乡镇负责人兼任外单位职务形成的本乡镇无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。

③同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。

④下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映、抄报或越级抄报的文件材料。                             

⑤为参考目的从各方面收集的文件材料。

  凡属本乡镇归档范围的文件材料，必须按有关规定向本乡镇档案室移交，实行统一管理，任何个人不得具有己有或拒绝归档。

凡属本乡镇不归档的文件材料，各部门要妥善保管，及时清理，并按有关规定进行处理。

三、归档文件的分类                                 

归档文件分类要求采用年度——保管期限- -机构问题三级分类。同全宗应保持分类方案的稳定。

    1.年度的划定

    ①年度以落款日期为准。如2014年形成的《2013年工作总结及2014年工作规划》应归入2014年。

    ②跨年度的文件放入办结的年度。如2012年形成的《2013-2014年工作规划》应归入2012年度; 某乡镇2008年立案、2009年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案年度归档，即归入2009年。

    ③几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。

    ④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。如有2013年，2014年两个年度的，以2014年为准

    ⑤文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。

    2.保管期限的界定

    对进入归档范围的文件材料，根据其价值不同确定保管期限。档案保管期限

的划分，按照2006年国家档案局发布的第8号令《机关文件材料归档范围和文

书档案保管期限规定》，文书档案的保管期限分为永久、定期两种，定期一般分

为30年、10年。                                                                                     

乡镇机关文书档案可按其工作性质来确定他的保管期限 ，具体可参照下面的分类方法：

（一）综合类

1.本乡镇党代会、经济工作会、人代会、政协会、团代会、妇代会、各乡镇机关及各村党支部、支委会换届选举的文件资料及党的群众路线教育实践活动的文件材料等

①通知、名单、议程、报告、领导人讲话、人大政协提案议案、选举办法、选票汇总、选举结果的报告、批复、讨论通过的文件、候选人名单、提名、简介、决议、纪要、主席团会议记录、宣传报道等文件资料，群众路线教育实践活动班子及个人整改材料、报批的方案等                                                                  永久

②大会发言材料、典型经验材料等                                  30年

③讨论未通过的文件；小组会议记录、组织、宣传的计划、方案等      10年

此类文件材料按保管期限排列，再按会议议程时间先后顺序排列，重大活动按活动的进程排列。如有的乡镇把某次会议或某个活动装订成册，这册资料就视为一件，保管期限定为永久。

2.本乡镇党委会会议记录、民主生活会记录、机关干部会、支部书记会会议记录、专题会议纪要                                                                  永久

3. 本乡镇年度和年度以上的计划、规划、总结                       永久

年度以下（半年、季度）或某项工作的年度计划、规划、总结          10年

4. 本乡镇年度以上的管理制度、规定、办法                         永久

   本乡镇年度以下的管理制度、规定、办法                         10年

5.大事记                                                        永久

6. 本乡镇与其他机关联合行文的文件材料

①以本乡镇为主的                                                永久

②本乡镇协办的                                                  30年

7.代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿及正稿                  30年

8.本乡镇的请示、报告与上级机关的批复.批示    

 ①重要的（方针政策性的、重要问题的、金额比较大的、有批复的）   永久

②一般的 （一般事务性的、没有批复的）                           30年

9.岗位目标考核材料

（1）本单位制发的年度以上的岗位目标、考核指标、职责任务、重点工作安排及考核材料（包括单项考核）                                                            永久

（2）半年及以下的岗位目标、考核指标、工作安排及考核材料         10年

（3）上级制发的年度以上的岗位目标、考核指标、职责任务、重点工作安排及考核材料（包括单项考核）                                 10年

10.国家领导、省级领导视察本乡镇工作形成的文件材料

①重要的（领导题词、讲话等重要文件材料）                         永久

②一般的（接待方案、计划等）                                     30年

11、中央（国务院）、省委（省政府）关于农村工作重要政策、法规性文件。

                                                                永久

12、本乡镇被上级机关采用的信息期刊和本乡镇编辑的期刊            30年

13、本乡镇处理人民来信来访

①重要的（有上级机关或本级机关领导人重要批示的有处理结果的）    永久

②一般的（无处理结果的）                                        30年

14、本乡镇有关单位或个人签定的合同、协议等文件材料

①重要的（有历史意义或长远利用价值的）                          永久

②一般的（时间短、金额小的）                                    30年

15、本乡镇财务预算、决算、审计结论及领导干部经济责任、离任审计材料。

16、本机关财产档案

①有关资产物资出让的评估材料。                                  永久

②一般资产评估及财产、物资、档案等交接凭证。                    30年

17、本乡镇物资采购计划、审批手续、招投标、购置等文件材料、车辆保险、事故、转让等文件材料。                                                               30年

18、上级党政机关一般性的综合性文件材料。                       10年

19、本乡镇一般性临时性的文件材料。                             10年

（二）、劳动人事组织纪检类

１、各类人员花名册（机关干部职工花名册、村干部花名册、事业站所人员

花名册、参加社保人员名册、党员名册、人事考核花名册等）。            永久

2、干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、开除、辞职、停薪留职、

参保、职务职称评审聘任、落实政策、复员转业、抚恤、死亡等文件材料。

                                                               永久

3、本乡镇干部职工调动工作的介绍信、工资、党团组织关系的介绍信及存

根、入党入团转正通知等。                                           永久

4、本乡镇（机关、村、居委会、事业站所）机构设置、撤销、合并、名称

更改、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信和作废等文件材料。                        

  永久

5、表彰先进（本乡镇先进单位、先进个人、劳动模范等文件材料）

①受到县级及县级以上表彰奖励的（中央、省市各单位、县级四大家）  永久

②受到县级以下表彰奖励的。                                     30年

6、干部职务、职称任免的文件材料

①上级及本乡镇对本单位人员各事业站所、村、居委会负责人的任免。 永久

②本乡镇对其所辖范围的其它人员任免的文件材料。                 30年

7、本乡镇有关人员的处分材料（包括上级主管机关及本机关的处分）。

①警告以上处分的。（影响较大的、问题严重的。如：记过、记大过、开除公职、开除党籍、受到刑事、民事判决的）                                                               永久

②受到警告及以下处分的。（警告、通报批评、影响较小的）         30年

8、本乡镇对其管辖机关工作人员的处分材料

①县纪检部门直接查处及下级上报的批复材料                       永久

②县纪检部门一般了解乡镇机关查处的案件                         30年

9、本乡镇编辑的组织机构沿革、年鉴等                            永久

（三）、其它类

1、年度或年度以上的工作总结、规划、统计材料                    10年

2、救灾低保发放的文件材料                                      永久

如乡镇低保人员发放名册标准

3、房屋土地所有权和使用权的文件材料                            永久

4、民兵整理、兵役登记的方案、民兵花名册、统计表                永久

5、直属上级机关颁发的，属于主管业务的，针对本机关主管业务并要执行的重要的文件材料（一般指方针、政策性且贯穿时间较长的规定、规则、细则、办法等）文件材料。                                 10年

四、归档文件的装订

1.整理单位：确定以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各为一件；来文与复文可为一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。

2.文件装订的顺序：归档文件确定以件为装订单位，凡是整理单位明确为一件的文件应装订在一起，装订时其顺序是：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；中文在前，外文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。

3.装订的要求：

①装订前，应去除易锈蚀的金属物，如订书钉，大头针等。

②归档文件逐件装订的用品，应选用国家档案局推荐认可的，质量符合档案保护要求的，适宜永久保存的不锈钢夹。 

③针对归档文件页数只有两三页纸的，可以采取在文件的左上角处粘一些固体胶的办法装订。

④针对归档文件“件”内页数较多，超过不锈钢夹限制的页数时，可以采用“三孔一线”的装订方法。

4.装订前归档文件的取齐方式和纸幅要求

①装订前，“件”内各项文件的取齐方式，采取左侧装订的，按左下侧对齐，采取左上角装订的，将左上侧对齐。

②装订时，归档文件纸张幅面的规定为A4型和16开型两种。

a.同“件”内的各页文件，有A4和16开时，只要不影响装订，可不做修整，采取左上侧或左下侧取齐即可。

b.超大型大纸张。如报表等，其修整方法，以A4纸张为标准，按取齐右下侧的方式进行折叠，但要注意折叠次数，同时折痕处应尽量位于字迹之外，采用单张折叠。（折叠方法与图纸相同）

c.超小纸张。如介绍信等，其修整方法，以A4纸张为衬托、裱糊。

5.装订前归档文件的质量要求

①每份文件要完整、齐全、页数要全，排序要正确。

②文件的字迹材料必须是耐久的或者比较耐久的碳素墨水、黑色油墨、彩色油墨、印泥、激光打印、油印。

③对不符合上述字迹材料要求的，其保管期限为永久、30年保存的归档文件，装订前应进行复制，并将复制件与原件作为一件归档，原件在前，复制件在后。

④针对破损的文件，应进行裱糊、修补。

五、归档文件的排列 

归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。按年度——保管期限——机构问题来排列。                           

1.把同一年度、同一保管期限的文件排在一起。即每个乡镇每年只编永久、30年、10年三条流水号并分开排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

2.在同一保管期限内，不同机构问题的排列按事由的重要程度排列，将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面。乡镇机关档案可按综合类，劳动人事组织纪检类，其他类的顺序来排。

    3．在同一保管期限内，同一机构问题的排列按责任者或承办部门分别集中排在一起，如乡镇党委与党委排在一起，政府与政府排在一起，把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起，是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”整理原则的体现。

    4.最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的先后顺序排列，即党委发文字号排在一起，政府发文字号排在一起，按文号的先后顺序排列。
    会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。排列顺序一旦确定，一般就要固定下来，每年都按同一顺序排列，这样便于今后查档调阅

    六、归档文件的编号
    归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后面的编目工作及将来查找利用时的实体存取提供条件。编号包括编制每件的页号，加盖归档章和编制件号。                                                  

1.页号使用铅笔编号，页号编在文件的右上角，编页号时，以文件中有图文的页面为一页，空白页不编，两面有字两面编，印刷件能利用原页号的可不编，其底稿必须接着编页号。

2 盖归档章
    归档章的项目包括全宗号、年度、保管期限、机构或问题、室编件号、馆编件号、等项目。 归档章式样参见附件一：
    归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中空白位置，如果机关发文有文件签发单的，或收文有文件处理单的，也放在前面作为首页加盖归档章。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，可另附纸页在文件前面加盖归档章。归档章尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文件和收文章等交叉。
    3.件号：归档文件的排列顺序号。用阿拉伯数字编写，以年度为界，每年必须从1编起，不能跨年度连续编号，各期限分别编流水号（即每年分期限共编三条流水号）。

件号包括室编件号和馆编件，分别在归档文件整理和档案移交后编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如：

2014年永久件号：1、2、3……n

            30年件号：1、2、3……n

            10年件号：1、2、3……n

馆编件号待档案移交给档案馆后，由档案馆根据需要填写。

七、档案的装盒

1、档案盒应采用国家档案局统一编制的无酸纸档案盒。

2、装盒应视文件的厚度选择适宜的档案盒，装盒后站立放置时不至于使文件弯曲受损。

3、装盒时应按照文件件号的先后顺序排列。

八、归档文件的编目
    编目是指编制归档文件目录，即应按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面地揭示归档文件的原貌。
    编目应以“件”为单位进行，在目录中一件也只体现为一条条目。如来文与复文作为一件时，在归档文件目录中只对复文进行编目，通过检索复文来实现对相应来文的查找。
    （一）、归档文件目录的项目填写
    归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。归档文件的目录参见附件二
    1、件号：指室编件号。件号在最低一级目录中从“1”开始标注，不得重复，不得编附号。
    2、责任者：指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关，或者一个人或若干人。填写时，一般应使用全称或通用简称，不能使用“本乡”、“本镇”等含义不明，难以判断的简称；也不能打点或用“同前”、“同上”等字样代替。领导讲话填写领导姓名，联合发文，责任者过多时，但立档单位是责任者的必须抄录。对白头文件，应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写，外加〔〕。
    3、文号：填写文号时应照实抄录，字号齐全，文件的发文字号一般由机关代字、年度、顺序号。必须分三行填写，如：

安发

〔2014〕

1号  。
    4、题名：即文件标题，完整的题名由责任者、问题、文种3个部份组成，例《市档案局关于加强档案安全保管的通知》，也有的直接由问题和文种组成。
    一般情况下，文件只有一个标题，填写时照实抄录，有的文件还有副题名或并列题名，正题名能够反映文件内容时，副题名一般无需抄录，并列题名需要时与正题名一并抄录。
    有的文件没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容，应根据文件内容自拟标题，外加〔〕。
    5、日期： 即文件的形成时间，填写时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如： 2014年3月26日，标注为20140326，必须填成两行（  ）。 对未注明日期或日期不清的， 应根据文件内容加以考证填写，考证的时间加〔〕，日期不能空缺。
    6、页数：填写一件文件的总页数，用以统计和核对。
    7、备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等，如需要说明的条目太多时可在备注栏中加注“*”，将具体内容填入备考表中。
    在表格右上方设置有归档文件所属“保管期限”和“机构（问题）”，便于准确查找和归位。
    归档文件目录必须用A4纸打印，一式三份。
     （二）、归档文件目录装订
    归档文件目录应单独装订成册并编制封面，一般每年一册，一式三份。
    归档文件目录封面要填写单位名称，保管期限，全宗号，年度，机构问题。

    九、档案盒封面及背脊的填写                                          
    档案盒封面填写。封面上应在已有的双横线上加盖立档单位全宗名称章，即立档单位机构名称，全宗名称必须是立档单位的全称或规范、通用的简称。如：某某乡人民政府。
    1.在盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。

    2.备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件一：

 

 

 

 

 

附件二：

 

归档文件目录

 

保管期限：_______    机构（问题）_______                  盒号_____

件 号	责任者	文号	题   名	日期	页数	备注